Không ai thực sự thích họp trực tuyến.
Dù là họp công việc hay lớp học online, cảm giác mệt mỏi, mất tập trung và ngượng ngùng qua màn hình là điều rất phổ biến.

Họp vốn đã không dễ chịu, và khi chuyển sang hình thức trực tuyến, mọi thứ còn dễ “đuối” hơn: người bật camera nhưng không nói, người tắt mic rồi làm việc riêng, người vào muộn khiến nhịp họp bị gãy. Chính vì vậy, với các đội nhóm và lớp học online, việc giảm số lượng họp không cần thiết là rất quan trọng.

Tuy nhiên, vẫn có những cuộc trao đổi bắt buộc phải nói trực tiếp. Khi đó, thêm một chút “vui vẻ đúng cách” không chỉ giúp bầu không khí dễ chịu hơn, mà còn tăng mức độ tập trung và tương tác. Trên thực tế, các buổi họp hoặc lớp học online có không khí tích cực thường mang lại hiệu quả cao hơn rất nhiều.

Dưới đây là một số cách đã được áp dụng hiệu quả trong môi trường làm việc từ xa và đào tạo trực tuyến, đặc biệt phù hợp khi tổ chức họp, đào tạo hoặc giảng dạy trên VFi Meet.

1. Có chủ đề rõ ràng cho mỗi buổi họp hoặc lớp học

Những buổi họp online hiệu quả thường có một “sợi chỉ đỏ” xuyên suốt. Thay vì trình bày rời rạc, hãy chọn một chủ đề chung và bám sát nó từ đầu đến cuối.

Với các buổi họp có nhiều người trình bày, việc thống nhất một chủ đề giúp nội dung liền mạch hơn, người tham gia cũng dễ theo dõi hơn. Chủ đề đó có thể là một câu chuyện, một hành trình, hoặc một ví dụ quen thuộc để minh họa cho nội dung chuyên môn.

Khi tổ chức trên VFi Meet, bạn có thể:

• Chia nội dung theo từng phần rõ ràng

• Sử dụng trình chiếu, chia sẻ màn hình hoặc bảng trắng để kể câu chuyện theo chủ đề

• Giao vai trò cụ thể cho từng người trình bày để tránh lan man

Một chủ đề tốt không chỉ giúp buổi họp sinh động hơn, mà còn khiến những nội dung “khó nuốt” trở nên dễ tiếp cận hơn.

2. Tạo yếu tố bất ngờ để thu hút sự chú ý

Vấn đề lớn nhất của họp trực tuyến là sự nhàm chán và mất tập trung. Vì vậy, đôi khi chỉ cần một yếu tố bất ngờ nhỏ cũng đủ để “kéo” mọi người quay lại với cuộc họp.

Đó có thể là:

• Một đoạn video ngắn mở đầu

• Một cách giới thiệu nội dung khác thường

• Một nhân vật, câu chuyện hoặc ví dụ quen thuộc được lồng ghép khéo léo

Trong VFi Meet, việc chèn video, chia sẻ nội dung đa phương tiện hay chuyển nhanh giữa các hình thức trình bày giúp buổi họp không bị đơn điệu. Quan trọng là yếu tố này cần phù hợp với văn hóa đội nhóm hoặc đối tượng học viên, tránh gây cảm giác gượng ép.

3. Lấp đầy khoảng thời gian “ngượng ngùng” trước khi bắt đầu

Hầu như buổi họp online nào cũng có vài phút đầu rất… im lặng. Người vào sớm thì không biết nói gì, người vào sau thì vội vàng bật mic, bật camera.

Thay vì để khoảng lặng đó kéo dài, hãy chủ động biến nó thành một phần của cuộc họp:

• Một vài câu hỏi nhẹ nhàng trong khung chat

• Một cuộc trò chuyện ngắn, không liên quan đến công việc

• Một bản nhạc nền nhỏ trước khi bắt đầu

Với VFi Meet, các công cụ chat, bật/tắt mic linh hoạt và kiểm soát phòng họp giúp người chủ trì dễ dàng dẫn dắt không khí ngay từ đầu. Khi mọi người cảm thấy thoải mái hơn, buổi họp cũng trôi chảy hơn rất nhiều.

4. Bắt đầu bằng những câu hỏi “phá băng” có chiều sâu

Đối với các cuộc họp nhóm nhỏ hoặc lớp học online, một câu hỏi mở đầu phù hợp có thể tạo ra khác biệt lớn.

Thay vì những câu hỏi quen thuộc như “Hôm nay mọi người thế nào?”, hãy thử những câu hỏi gợi suy nghĩ, ví dụ:

• Một điều bạn học được gần đây là gì?

• Có trải nghiệm nào trước đây bạn nghĩ là không thích nhưng sau đó lại thấy rất giá trị?

• Nếu được thay đổi một điều trong cách làm việc/học tập hiện tại, bạn sẽ chọn điều gì?

Những câu hỏi như vậy giúp người tham gia chủ động nói nhiều hơn, tạo kết nối thật thay vì trả lời cho có. Khi kết hợp với tính năng tương tác của VFi Meet (chat, bật mic, chia nhóm thảo luận), buổi họp hoặc lớp học trở nên sinh động hơn rõ rệt.

5. Chấp nhận sự “đời thường” trong họp trực tuyến

Họp online không cần lúc nào cũng hoàn hảo. Đôi khi tiếng ồn, một chú thú cưng đi ngang, hay một khoảnh khắc ngoài kịch bản lại khiến cuộc họp trở nên… con người hơn.

Thay vì xin lỗi hay cố che giấu, hãy xem đó là một phần tự nhiên của làm việc từ xa. Môi trường trực tuyến thân thiện, cởi mở sẽ giúp mọi người:

• Ít căng thẳng hơn

• Sẵn sàng bật camera, bật mic

• Tương tác nhiều hơn trong cuộc họp

VFi Meet được thiết kế để hỗ trợ những tương tác linh hoạt đó, thay vì ép mọi người vào một khuôn mẫu cứng nhắc.

Kết luận

Họp trực tuyến có thể không bao giờ trở thành “hoạt động yêu thích” của mọi người. Nhưng với cách tổ chức phù hợp, công cụ đúng và một chút sáng tạo, chúng hoàn toàn có thể bớt mệt mỏi, bớt nhàm chán và hiệu quả hơn.

Dù là họp doanh nghiệp hay lớp học online, điều quan trọng nhất vẫn là:
giữ cho con người ở trung tâm của trải nghiệm trực tuyến — và đó cũng chính là tinh thần mà VFi Meet hướng tới.