Tổ chức lớp học trực tuyến giúp trung tâm mở rộng quy mô đào tạo, tiếp cận học viên ở nhiều khu vực và giảm bớt chi phí vận hành cơ sở vật chất. Tuy nhiên, khi số lượng lớp học, giáo viên và học viên tăng lên, việc quản lý lớp online lại có thể trở thành một bài toán khá phức tạp.

Nhiều trung tâm vẫn đang sử dụng đồng thời Excel, Zalo, Google Drive, phần mềm họp trực tuyến và nhiều công cụ riêng lẻ khác nhau. Khi dữ liệu nằm rải rác ở quá nhiều nơi, đội ngũ vận hành dễ mất nhiều thời gian cho những công việc lặp lại như kiểm tra lịch học, cập nhật thông tin lớp, gửi tài liệu hay theo dõi trạng thái từng khóa học.

Dưới đây là 5 vấn đề phổ biến khiến trung tâm mất nhiều thời gian khi vận hành lớp học online.

1. Thông tin lớp học nằm rải rác trên nhiều công cụ

Một lớp học online thường liên quan đến rất nhiều thông tin:

• Tên khóa học
• Lịch học
• Giáo viên phụ trách
• Danh sách học viên
• Link phòng học trực tuyến
• Tài liệu học tập
• Trạng thái buổi học
• Thông tin liên quan đến quá trình đào tạo

Nếu mỗi loại thông tin lại được lưu ở một công cụ khác nhau, đội ngũ quản lý sẽ phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.

Ví dụ:

Lịch học nằm trong Excel.

Thông báo lớp được gửi qua Zalo.

Tài liệu nằm trên Google Drive.

Buổi học được tổ chức bằng một phần mềm họp trực tuyến khác.

Khi cần kiểm tra thông tin của một lớp, nhân sự vận hành phải tìm kiếm ở nhiều nơi trước khi có được dữ liệu đầy đủ.

Khi trung tâm chỉ có vài lớp, cách làm này có thể vẫn kiểm soát được. Nhưng khi số lượng lớp tăng lên hàng chục hoặc hàng trăm, dữ liệu phân tán sẽ khiến thời gian quản lý tăng lên đáng kể.

Giải pháp

Trung tâm nên xây dựng một hệ thống quản lý tập trung, nơi thông tin về lớp học, giáo viên, học viên, lịch học và học liệu có thể được quản lý trên cùng một nền tảng.

Điều này giúp đội ngũ vận hành giảm thời gian tìm kiếm thông tin và hạn chế sai sót do cập nhật dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.

2. Khó kiểm soát lịch học khi số lượng lớp tăng

Quản lý lịch học là một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất tại các trung tâm đào tạo.

Khi trung tâm có nhiều lớp diễn ra song song, người quản lý phải theo dõi:

• Lớp nào học hôm nay
• Lớp nào sắp bắt đầu
• Giáo viên nào phụ trách
• Thời gian học cụ thể
• Phòng học hoặc phòng họp trực tuyến
• Lịch học có thay đổi hay không
• Lớp nào đã hoàn thành buổi học

Nếu tất cả lịch học được quản lý thủ công bằng bảng tính, việc kiểm tra và cập nhật liên tục rất dễ gây nhầm lẫn.

Một thay đổi nhỏ như đổi giáo viên, đổi giờ học hoặc dời lịch cũng có thể khiến đội ngũ vận hành phải sửa thông tin ở nhiều nơi.

Khi dữ liệu không được cập nhật đồng bộ, học viên và giáo viên có thể nhận được lịch khác nhau.

Giải pháp

Một hệ thống quản lý lớp học tập trung giúp trung tâm theo dõi lịch đào tạo rõ ràng hơn.

Người quản lý có thể nhanh chóng kiểm tra lớp học nào đang diễn ra, lớp nào sắp bắt đầu và trạng thái của từng lớp mà không cần mở nhiều file Excel khác nhau.

3. Quản lý học liệu thủ công gây mất nhiều thời gian

Học liệu là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức lớp học trực tuyến.

Một khóa học có thể bao gồm nhiều loại nội dung:

• Giáo trình
• Slide bài giảng
• Video
• Tài liệu PDF
• Bài tập
• File tham khảo
• Bài kiểm tra
• Tài liệu bổ sung

Nếu học liệu được lưu trên nhiều thư mục Drive khác nhau, giáo viên và đội ngũ vận hành sẽ phải dành nhiều thời gian để tìm kiếm, phân loại và gửi tài liệu cho học viên.

Ngoài ra, việc sử dụng nhiều phiên bản tài liệu cũng có thể gây nhầm lẫn.

Ví dụ, giáo viên đã cập nhật tài liệu mới nhưng học viên vẫn đang sử dụng phiên bản cũ được gửi trong một nhóm chat trước đó.

Giải pháp

Trung tâm nên quản lý học liệu theo từng khóa học hoặc lớp học.

Khi tài liệu được tổ chức theo một cấu trúc rõ ràng, giáo viên dễ cập nhật nội dung hơn và học viên cũng có thể truy cập đúng tài liệu cần thiết.

Đây cũng là cách giúp trung tâm từng bước xây dựng kho học liệu số có thể tái sử dụng cho nhiều khóa học khác nhau.

4. Tốn thời gian theo dõi trạng thái từng lớp học

Khi quản lý nhiều lớp cùng lúc, người vận hành thường phải trả lời rất nhiều câu hỏi:

Lớp này đã bắt đầu chưa?

Đã học được bao nhiêu buổi?

Giáo viên nào đang phụ trách?

Lịch tiếp theo là khi nào?

Lớp đã kết thúc hay vẫn đang hoạt động?

Có lớp nào cần xử lý ngay hay không?

Nếu không có một hệ thống quản lý trạng thái rõ ràng, việc trả lời những câu hỏi tưởng chừng đơn giản này có thể mất khá nhiều thời gian.

Nhân viên phải kiểm tra lịch, hỏi giáo viên hoặc đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Đây là một trong những nguyên nhân khiến bộ phận vận hành bị quá tải khi trung tâm bắt đầu mở rộng số lượng lớp.

Giải pháp

Trung tâm cần có khả năng theo dõi trạng thái của từng lớp ngay trên hệ thống quản lý.

Ví dụ:

• Lớp chưa bắt đầu
• Lớp đang diễn ra
• Lớp đã hoàn thành
• Lớp tạm dừng
• Lớp cần xử lý

Việc phân loại rõ ràng giúp người quản lý nhanh chóng xác định những lớp cần quan tâm mà không phải kiểm tra từng lớp thủ công.

5. Quá nhiều công việc lặp lại khiến đội ngũ vận hành bị quá tải

Một trong những vấn đề lớn nhất khi vận hành lớp học online không nằm ở một công việc riêng lẻ mà nằm ở số lượng công việc nhỏ lặp đi lặp lại mỗi ngày.

Ví dụ:

Kiểm tra lịch học.

Tìm link phòng học.

Gửi tài liệu.

Cập nhật danh sách học viên.

Thông báo thay đổi lịch.

Kiểm tra tình trạng lớp.

Đối chiếu thông tin giáo viên.

Tổng hợp dữ liệu cuối ngày.

Mỗi công việc có thể chỉ mất vài phút. Nhưng khi trung tâm có hàng chục lớp, tổng thời gian xử lý có thể trở thành nhiều giờ mỗi ngày.

Đặc biệt, khi hoạt động vận hành phụ thuộc quá nhiều vào một vài nhân sự, trung tâm cũng dễ gặp khó khăn khi nhân viên nghỉ phép hoặc thay đổi vị trí công việc.

Giải pháp

Thay vì chỉ tăng thêm nhân sự vận hành, trung tâm nên xem xét việc chuẩn hóa quy trình và sử dụng công nghệ để giảm bớt các thao tác thủ công.

Một hệ thống quản lý tập trung giúp dữ liệu được tổ chức rõ ràng hơn, từ đó nhân sự có thể dành nhiều thời gian cho những công việc tạo ra giá trị lớn hơn như chăm sóc học viên, hỗ trợ giáo viên hay cải thiện chất lượng đào tạo.

Khi nào trung tâm nên bắt đầu số hóa vận hành lớp học?

Không nhất thiết phải chờ đến khi có hàng trăm lớp mới bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý.

Trung tâm nên cân nhắc số hóa khi bắt đầu xuất hiện những dấu hiệu như:

• Nhân viên phải sử dụng nhiều file Excel để quản lý lớp
• Thường xuyên mất thời gian tìm kiếm thông tin
• Lịch học thay đổi khó kiểm soát
• Học liệu nằm rải rác ở nhiều nơi
• Giáo viên và học viên nhận thông tin không đồng nhất
• Một lớp học phải được theo dõi qua nhiều công cụ
• Bộ phận vận hành ngày càng mất nhiều thời gian cho công việc lặp lại

Số hóa càng sớm, trung tâm càng dễ xây dựng quy trình vận hành rõ ràng trước khi mở rộng quy mô.

VFi Meet hỗ trợ trung tâm quản lý lớp học online như thế nào?

VFi Meet hướng tới việc giúp trung tâm đưa các hoạt động quản lý lớp học trực tuyến về một hệ thống tập trung.

Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ rời rạc, trung tâm có thể từng bước quản lý các hoạt động như:

• Quản lý khóa học
• Quản lý lớp học
• Quản lý học viên
• Quản lý giáo viên
• Quản lý lịch học
• Quản lý học liệu
• Theo dõi hoạt động đào tạo
• Theo dõi tình trạng vận hành lớp học

Khi dữ liệu được tập trung, đội ngũ quản lý có thể giảm thời gian tìm kiếm thông tin, hạn chế thao tác thủ công và dễ dàng kiểm soát hoạt động đào tạo hơn.

Kết luận

Vấn đề lớn nhất khi vận hành lớp học online không phải lúc nào cũng nằm ở công nghệ tổ chức buổi học.

Thách thức thực sự thường xuất hiện khi trung tâm bắt đầu có nhiều lớp, nhiều giáo viên, nhiều học viên và lượng dữ liệu ngày càng lớn.

Nếu vẫn quản lý bằng nhiều công cụ riêng lẻ, đội ngũ vận hành sẽ phải dành ngày càng nhiều thời gian cho việc kiểm tra, cập nhật và đối chiếu thông tin.

Một hệ thống quản lý tập trung như VFi Meet có thể giúp trung tâm từng bước chuẩn hóa quy trình, giảm thao tác thủ công và xây dựng nền tảng vận hành phù hợp cho quá trình mở rộng quy mô.

Bạn đang mất bao nhiêu thời gian mỗi ngày để quản lý lớp học online?

Nếu trung tâm của bạn đang phải sử dụng quá nhiều công cụ để quản lý lớp, đây có thể là thời điểm phù hợp để bắt đầu xây dựng một quy trình vận hành tập trung hơn với VFi Meet.